Ben je eigenaar van een bungalow op een vakantiepark? In de meeste gevallen ben je als eigenaar verplicht lid van een parkvereniging, een soort van VvE (vereniging van eigenaren) van dat vakantiepark. Zo’n lidmaatschap brengt niet alleen kosten met zich mee voor onderhoud en beheer van gemeenschappelijke parkvoorzieningen, maar vaak ook voor andere zaken. Als eigenaar van een bungalow of vakantiewoning op een vakantiepark kun je te maken krijgen met de kosten van de gemeenschappelijke parkvoorzieningen, maar ook met brand- en opstalverzekering, toeristenbelasting en rioolheffing.
Als bestuur van een vereniging of stichting wil je je het liefst bezig houden met de werkzaamheden voor jouw vereniging of stichting en niet met verschillende onderdelen van een uitgebreide ingewikkelde administratie. Maar die administratie heeft wel degelijk een belangrijk doel en moet goed geregeld en geregistreerd worden. Een vereniging is wettelijk verplicht een ledenadministratie bij te houden!
Een website en een app voor communicatie, documentatie en informatie voor bungalow eigenaren op een vakantiepark
Met de website én de app van Bestuur.nu kun je, op een eenvoudige manier communiceren, documenteren en alle eigenaren (leden) in één keer of in delen, informeren. Zo heb je alle administratie gecentraliseerd. Het grote voordeel hiervan is dat je, met de app of via de website, alle leden, bijvoorbeeld alle eigenaren van een bungalow op een bepaald vakantiepark, makkelijk kunt bereiken met een push notificatie. Als je de leden in bepaalde groepen indeelt, kun je deze per groep, of allemaal tegelijk benaderen. Dit is niet alleen handig als er iets moet worden doorgegeven, maar het vergroot ook de saamhorigheid van de eigenaren van deze bungalows. Moet er een beslissing worden genomen over een onderwerp of is een snel besluit noodzakelijk? Dat kan allemaal via de app of op de website eenvoudig en snel worden besloten.
Documenten veilig opslaan
Een ander voordeel van de website en app van Bestuur.nu is dat alle documenten, over zaken die te maken hebben met het bungalowpark, centraal en veilig kunnen worden opgeslagen. Het maken en opslaan van die documenten gebeurd veilig met een SHA 256 encryptie in de cloud. De mappenstructuur kun je zelf bedenken. Berichten en documenten worden opgemaakt met een uitgebreide teksteditor. Omdat je op een eenvoudige manier een bijlage of foto kunt toevoegen kun je deze berichten zelfs een professionele uitstraling geven.
Ledenadministratie
De leden worden online bijgehouden waarbij communicatie, documentatie en informatie veilig wordt opgeslagen. Op basis van een e-mailadres worden de leden aangemaakt en kunnen de leden, omdat ze gebruikmaken van hetzelfde systeem, eventuele aanpassingen zelf bijhouden. Alle leden krijgen een eigen inlogcode en het systeem is alleen te benaderen via een veilige omgeving. De leden kunnen bovendien zelf aangeven of zij alleen hun e-mailadres of ook hun NAW-gegevens zichtbaar laten zijn voor andere leden. Als er bijvoorbeeld een nieuwe eigenaar komt van een bungalow op het park kan deze, automatisch, een email ontvangen om lid te worden. Als je de leden in groepen indeelt kunnen mededelingen naar degene gaan waarvoor deze bestemd is. Natuurlijk kun je ook alle leden gelijktijdig een mail sturen.
Online vergaderen
Omdat eigenaren van een bungalow op een bungalowpark niet allemaal in de buurt wonen en meestal ook niet allemaal gelijktijdig op het vakantiepark aanwezig zijn is het handig dat je met de app of via de website van Bestuur.nu ook de mogelijkheid hebt om met honderd personen tegelijkertijd te videobellen. Hierbij kunnen 12 personen in beeld komen, de rest krijgt een aansluiting op audio. De mogelijkheid bestaat om de videovergadering op te nemen, wat het notuleren een stuk makkelijker maakt. Er wordt, voor de vergadering, een presentielijst gegenereerd, waarmee je ook precies weet wie aanwezig was tijdens de videovergadering. Als er gestemd moet worden kan het systeem automatisch alle stemmen berekenen. Besluiten en uit te voeren acties worden makkelijk vastgelegd en na afloop kun je aan de hand van de video de notulen maken waarvan een PDF-bestand wordt gemaakt die je met behulp van je ingestelde maillijst met één druk op de knop verstuurd. Bij de notulen kun je de presentielijst, actielijst, besluitenlijst en als er gestemd is ook de stemuitslag meesturen. Wanneer je een online gedeelde agenda aanmaakt én bijhoudt kan iedereen zien wanneer én welke afspraken er zijn.
Meer over de app en website
De app en website zijn AVG proof en is beschikbaar voor:
· Kleine verenigingen tot maximaal 10 gebruikers
· Middelgrote verenigingen tot maximaal 25 gebruikers
· Grote verenigingen vanaf 25 gebruikers
Zoals gezegd is lidmaatschap van een (park) vereniging in de meeste gevallen verplicht voor eigenaren van een bungalow op een vakantiepark. Het is verplicht voor verenigingen om een ledenadministratie bij te houden. Door alle leden in het ledenbestand in te voeren hebben zij inzicht in zaken die je vooraf vaststelt. Je kunt de leden in verschillende groepen indelen. Heb je al een ledenbestand dan kunnen die leden als bulk worden ingevoerd in het systeem van Bestuur.nu.
Je kunt bestuur.nu gratis uitproberen. Wil je meer weten over het systeem of heb je nog vragen neem dan vrijblijvend contact op.