Elke sportvereniging of sportorganisatie heeft (bij de Belastingdienst) rechten en plichten. Zo heb je als sportvereniging of sportorganisatie bijvoorbeeld het recht op:
- Een zorgvuldige behandeling, met respect en zonder vooroordelen
- Bescherming van persoonlijke gegevens
- Het indienen van een bezwaar als je het niet eens bent met een beslissing van de Belastingdienst
- Spoedige behandeling van belastingzaken, zoals een snelle beslissing op een bezwaar
Naast rechten, als sportvereniging of sportorganisatie zijn er ook plichten:
- Zo moet je, als je aangifte moet doen, dit altijd binnen de aangegeven tijd doen. Van de meeste belastingsoorten kun je digitaal aangifte doen.
- De Belastingdienst kan om gegevens vragen die van belang zijn voor de belasting of voor de premies voor de sociale verzekeringen van jezelf of van anderen. Bijvoorbeeld van personen aan wie je betalingen hebt gedaan. Je bent verplicht om die gegevens te verstrekken. Je bent ook verplicht om de Belastingdienst inzage te geven in de boeken en andere stukken, als daarom wordt gevraagd. Het is toegestaan dat de Belastingdienst hiervan kopieën maakt.
Je bent verplicht om een administratie te voeren én 7 jaar te bewaren waarin de gegevens die van belang zijn voor de belastingheffing, duidelijk en overzichtelijk zijn opgenomen. De bewaarplicht van 7 jaar geldt voor papieren en elektronische administraties. Gegevens over onroerende zaken moet je 10 jaar bewaren. Als je niet voldoet aan deze plichten, kan je een boete krijgen. Dat geldt onder andere voor de:
- geldadministratie;
- debiteuren- en crediteurenadministratie;
- in- en verkoopadministratie;
- grootboeken;
- in- en uitgaande facturen;
- notulen van de bestuursvergaderingen.
Een sportvereniging heeft administratieplicht
Bijna alle rechtspersonen hebben administratieplicht. Hieronder vallen ook stichtingen en (sport) verenigingen. Hierbij moeten de bijbehorende boeken, bescheiden of elektronische administratie minimaal 7 jaar worden bewaard. Alle bescheiden die iets te maken hebben met die administratie vallen hieronder. Denk dan aan:
- Kassabonnen of kassarollen
- Financiële aantekeningen
- Bankafschriften
- Overeenkomsten
- Agenda’s
- Software en databestanden waarmee je werkt
Maar ook de gegevens die je onderbrengt bij een salarisbureau of een administratiebureau vallen hieronder. Heb je de gegevens digitaal opgeslagen, dan is het niet nodig deze ook op papier te bewaren. Ook de jaarrekening van jouw sportvereniging moet zeven jaar bewaard blijven. Notariële aktes, pensioen- en lijfrentepolissen mogen echter nooit worden vernietigd of weggegooid omdat ze ook belangrijk zijn na de genoemde termijn van zeven jaar!
De (leden)administratie van jouw sportvereniging goed online geregeld
Ben je bestuurslid van een sportvereniging en op zoek naar een gebruiksvriendelijke website en app waarmee je de communicatie, documenten en informatie van jouw vereniging in kunt samenbrengen? Kijk dan eens naar de website en app van Bestuur.nl. Via deze website en de app gaat communiceren een stuk sneller, maar ook eenvoudiger. Je slaat alle communicatie en documentatie, ook die van de leden van de vereniging, veilig op. Communiceren gaat met pushnotificaties of via e-mail. Je kunt hierbij eenvoudig kiezen naar wie je een e-mail of notificatie wilt sturen. Dat kan bijvoorbeeld naar één persoon, naar een heel team of naar iedereen. De website en app zorgen ervoor dat je veel minder tijd kwijt bent aan verschillende taken van je administratie.
Wat zijn de mogelijkheden van de website en app van Bestuur.nu?
Zoals gezegd kun je, op zeer eenvoudige manier communiceren met alle leden. Je kunt mededelingen plaatsen via een notificatie. Dit kan via een e-mail of via de app. Door de snelheid van het communiceren vergroot je de betrokkenheid van de leden. Communiceren is mogelijk via mededelingen, een prikbord, interne berichten, vergaderingen, het plaatsen van reacties en door het sturen van notificaties via e-mail of de app in iOS én Android. Elk lid krijgt via een unieke inlogcode toegang tot een eigen account. Zij kunnen daar alle berichten ontvangen en hun eigen gegevens aanpassen. Alles is AVG proof! De website kan naar eigen smaak worden ingericht, in huisstijl en eventueel worden voorzien van het eigen verenigingslogo. Tekst is op te maken in verschillende stijlen en kleuren. Er kunnen makkelijk foto’s worden bijgevoegd.
Administratie is veilig en op eigen manier in te delen
Het is mogelijk om je eigen mappenstructuur te maken zodat iedereen makkelijk documenten terug kan vinden. Er bestaat geen limiet voor de grootte, het aantal bestanden of folders die je wilt opslaan. De rechten van elke map zijn afzonderlijk in te stellen. Zo kun je onderscheid maken tussen bijvoorbeeld bestuurlijke toegang of toegang voor leden. De veiligheid van de documenten wordt gewaarborgd door deze versleuteld op te slaan. Het bijhouden van de ledenadministratie is zeer eenvoudig. Ieder lid krijg, via een unieke inlogcode, toegang tot zijn eigen account. Nieuwe leden worden uitgenodigd via e-mail. Alle leden kunnen hun eigen gegevens inzien en aanpassen. Ze kunnen hier ook aangeven of de NAW gegevens zichtbaar mogen zijn of alleen het e-mailadres. Degene die verantwoordelijk is voor de ledenadministratie binnen het bestuur, kan gebruikersrechten toekennen. De hele website is volgens de AVG regels opgemaakt!
Meer mogelijkheden
Naast de administratie en de ledenadministratie kun je gebruik maken van een zeer uitgebreide overzichtelijke agenda waarbij je alle afspraken snel kunt exporteren. Vergaderingen afspreken, online vergaderen, digitaal stemmen, vergaderingen opnemen en notulen uitwerken behoren allemaal tot de mogelijkheden. Wil je meer weten over de website en app van Bestuur.nu, neem dan vrijblijvend contact op of probeer de website en app 30 dagen lang geheel gratis uit!