Menu
Centraliseer de communicatie, documenten en informatie van jouw vereniging in één app.
De eerste 30 dagen gratis op proef
Zij gingen jouw vereniging voor en bouwden een online community
Mooie en duidelijk site. Bijna alle leden waren al in de eerste week aangehaakt en je merkt duidelijk een verbetering in de communicatie en saamhorigheid!
Volgens de wet is een vereniging een rechtspersoon met leden. Een vereniging organiseert maatschappelijke activiteiten om samen met haar leden een wens of doel te bereiken, zoals sporten, politieke belangen, muziek maken of natuurbescherming. Een vereniging richt je op met minimaal 2 leden. Een vereniging heeft leden die tijdens de algemene ledenvergadering een bestuur kiezen. Het bestuur kiest uit zijn midden een voorzitter, secretaris en een penningmeester. Het bestuur leidt binnen de vereniging, de dagelijkse gang van zaken en zij vertegenwoordigen de vereniging tegenover derden. Wat bestuursleden wel en niet mogen staat beschreven in de statuten.
In de statuten of oprichtingsakte staan de belangrijkste regels van de vereniging. In de statuten leg je, naast doel en doelgroep, ook de vertegenwoordiging en het kiesrecht vast. Ook staat hier beschreven hoe het gaat met benoemingen en met andere wijzigingen. Een vereniging heeft de verplichting om éénmaal per jaar, binnen zes maanden na afloop van het boekjaar, een algemene ledenvergadering uit te schrijven. Het bestuur moet een jaarverslag uitbrengen en rekening en verantwoording afleggen over het gevoerde beleid. Het bestuur moet de leden minimaal zeven dagen vooraf op de hoogte brengen als er een statutenwijziging of ontbinding van de vereniging op de agenda staat.
Wijzigingen binnen het bestuur moeten worden doorgegeven aan de Kamer van Koophandel. Vaak is de benoeming van een bestuurslid voor een bepaalde termijn. Blijft een bestuurslid langer zitten, bijvoorbeeld vanwege een herbenoeming, dan moet dit goed worden vastgelegd. Als dit niet gebeurd, dan is het bestuurslid juridisch gezien geen bestuurslid meer en dat kan grote gevolgen hebben. Besluiten die zijn genomen vanaf het moment dat een bestuurslid niet officieel meer in functie is, kunnen ongeldig zijn.
Een vereniging is wettelijk verplicht een boekhouding bij te houden en moet binnen zes maanden na afloop van het boekjaar een overzicht van lasten en baten kunnen overleggen. Binnen het bestuur is de penningmeester hier verantwoordelijk voor. Als er geen raad van commissarissen is of als er geen accountant is ingeschakeld dan moet er een kascommissie worden aangesteld. Een kascommissie controleert de penningmeester en de kascommissie moet bestaan uit leden van de vereniging. De winst mag niet onder de leden worden verdeeld en een winstuitkering mag alleen worden gebruikt voor het doel van de vereniging of voor een reservefonds.
Een van de taken van het verenigingsbestuur is het voeren van een ledenadministratie. Dat moet om de contributie van de leden gecontroleerd en efficiënt te kunnen innen. Door een goede administratie is er gelijk een goed inzicht in de samenstelling van de vereniging.
Bij veel verenigingen wordt de ledenadministratie nog gedaan in Excel. Ook al is dit een makkelijke en eenvoudige manier van administreren, er zitten toch veel nadelen aan. Zo kan de ledenadministratie maar door één persoon worden uitgevoerd in Excel. Als er wijzigingen zijn worden die gemaild naar de personen waar die voor bedoeld zijn. Voor alle verenigingen, groot en klein, geld echter ook de privacywetgeving. Daarbij maakt het niet uit of de persoonsgegevens van de ledenadministratie op papier staat of dat deze digitaal worden vastgelegd door middel van een spreadsheet of een administratiesysteem. Er moet voor worden gezorgd dat de gegevens alleen worden gebruikt voor het doel waarvoor ze verstrekt zijn en worden verzameld. Verzamel dan ook nooit meer dan de gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel. Leg dit ook vast in een privacy protocol. Daarnaast moet aangetoond kunnen worden dat er een privacy beleid is. Als er een website is van de vereniging plaats hier dan een disclaimer op en vermeld dat de vereniging een privacy protocol heeft. Stel het privacy protocol op in begrijpelijke taal en plaats dit op de website!
Naast de ledenadministratie heeft elke vereniging ook een financiële administratie. Bij een financiële administratie heb je te maken met verschillende soorten bijdragen. De registratie hiervan moet op de juiste manier worden gedaan. Wanneer er facturen worden aangemaakt voor de leden moeten deze zijn voorzien van het KvK-nummer. Daarnaast dient elke factuur een factuurdatum en factuurnummer hebben, het liefst opeenvolgend. Het kan zijn dat je ook automatisch gaat incasseren. Daarvoor moet degene waarbij wordt geïncasseerd schriftelijk toestemming geven.
Je kunt nu de communicatie, documentatie en informatie van jouw vereniging centraliseren in één app. Alle leden maken gebruik van hetzelfde systeem en kunnen zelf hun gegevens aanpassen. Documenten kunnen veilig worden opgeslagen in de cloud en zijn bereikbaar voor die personen die hier toegang voor krijgen. Je kunt online vergaderingen plannen en berichten plaatsen. Als je de online gedeelde agenda bijhoudt kan iedereen zien wanneer en welke afspraken er zijn. Een mededeling kan met een paar muisklikken worden geplaatst naar alle leden via e-mail of in de app. Je kunt zelfs digitale stemrondes houden zodat je direct weet hoe de leden van je vereniging over een bepaald onderwerp denken. De app is alleen te benaderen via een veilige omgeving en met een speciale inlogcode. De app is AVG proof en veilig. Je kunt de app volledig in huisstijl uitvoeren en een eigen logo toevoegen. De app is beschikbaar voor kleine verenigingen tot 10 gebruikers, voor middelgrote verenigingen tot 25 gebruikers en voor grote verenigingen boven de 25 gebruikers.
Centraliseer de communicatie, documenten en informatie van jouw vereniging in één app.